BIDANG KEARSIPAN

A. PENGERTIAN KEARSIPAN

– MENURUT UNDANG-UNDANG:

Undang-undang No. 43 Pasal 1 Tahun 2009

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan  perkembangan teknologi informasi dan  komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

– MENURUT PARA AHLI:

Menurut R. Subroto

Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan  pemusnahan arsip.

         Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)

Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

         Menurut Odgers (2005)

Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media
elektronik.

B. TUPOKSI BIDANG KEARSIPAN

Bidang Kearsipan mempunyai tugas dinas yang meliputi pengelolaan arsip dan perlindungan arsip. Bidang Kearsipan menyelenggarakan fungsi :

  1. Merumuskan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan, serta pelaksanaan administrasi pengelolaan arsip;
  2. Merumuskan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan serta pelaksanaan administrasi perlindungan arsip; dan
  3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

C. REALISASI KEGIATAN KEARSIPAN DINAS PERPUSTAKAAN PACITAN

         Kegiatan Kearsipan yang sudah terlaksana pada tahun 2020:

         – Fumigasi arsip 1 kali;
– Audit Kearsipan internal 31 OPD;
– Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Subtantif 10 Urusan.

         Kegiatan Kearsipan yang sudah terlaksana pada tahun 2019:

         – Bimtek kearsipan ( 1 kali );
– Pembinaaan kearsipan desa ( 54 desa );
– Fumigasi ( 1 tahun sekali ).

         Kegiatan Kearsipan yang sudah terlaksana pada tahun 2018:

         – Pembinaan arsip desa;
– Pendataan dan penataan dokumen arsip daerah;
– Bimbingan teknis kearsipan perangkat daerah;
– Pemeliharaan rutin berkala Arsip Daerah.

D. PROGRAM KERJA  KEARSIPAN DINAS PERPUSTAKAAN PACITAN

         – Penyelamatan dan pelestarian dokumen /Arsip Daerah
– Pendataan dan penataan dokumen /Arsip Daerah
– Pemeliharaan rutin / Berkala Arsip Daerah
– Program perbaikan sistem administrasi kearsipan
– Pembinaan kearsipan

        Program Kerja tahun 2021:

– Program Perlindungan dan Penyelamatan dokumen/Arsip daerah;
– Program Pengelolaan Arsip

E. DATA PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DAN STATIS

         – Luas pusat arsip inaktif : 277 m2

         – Luas depo arsip statis : 78 m2

         – Jumlah rak yang dimiliki : 67 unit

– Kapasitas rak yang dimiliki : 12 meter linear (60 box)

– Jumlah roll o’pact yang dimiliki : 5 unit

– Kapasitas roll o’pact yang dimiliki :24 meter linear (120 box)

– Volume arsip inaktif : 5659 box

– Jumlah lembaga pencipta arsip inaktif : 51 lembaga

– Jumlah data arsip inaktif : ± 1000 daftar

– Volume arsip statis : 201 box

– Jumlah lembaga pencipta arsip statis : 6 lembaga

– Jumlah inventaris arsip : 1 inventaris, 1 daftar

– Usia tertua arsip yang tersimpan : 1967 (52 tahun) Tata pemerintahan

Setda Kab. Pacitan

– Arsip yang layak direstorasi : –

– Volume arsip yang sudah direstorasi : –

– Pengguna arsip yang dilayani : 3 orang/bulan

– Kemampuan fumigasi : 1 kali/tahun

        Nama Petugas:

        – Dra. Jayuk Susilaningtyas, M. M (selaku PLt. Kepala Bidang Kearsipan)

– Drs. Supriyanto, MM

– Supriyono, S. Sos

– Slamet Riyanto, A. Md

– Slamet Riyadi

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

klik subscribe, like, share, and comment
Follow instagram kami @dinasperpusdapacitan
Email: perpustakaan@pacitankab.go.id
Open chat